SİTE ARŞİV YÖNETİMİ
Site yönetimleri de
bir organizasyondur ve sürekliliği esastır.
Sürekliliğin esası da arşivle mümkündür.
Sitelerde arşiv yalnızca evraklardan değil, ayni malzemeden
de oluşur. İnşaat bir imalattır ve sonrasında olası bakım-tamir-yineleme gerektiğinde
imalattaki malzemeye ulaşılması yalnızca o malzemenin kodu ile yeterli olarak
sağlanamayabilir. Bunun için sitelerde belli bodrum veya sığınaklarda inşaattan
artan veya numune malzemeler arşivlenir yani depolanır. Bu depolamadan maksat yedeklemenin
yanında numune muhafazası amaçlı olmalıdır.
Asıl arşiv ise; özellikle imalatçı firmadan teslim alınacak
tesisat, elektrik,peyzaj vb. teknik projeler ile geçici yönetime ait kayıt kuyudattır.
Daimi yönetim sürecinde; arşiv daha düzenli sürekli olarak
klasik ve e-ortamda yapılmalıdır. Üç mesafeli arşiv söz konusudur.
1.Yakın arşiv (Site yönetimi ofislerinde, kat malik ve site
sakin dosyaları ile mevcut yönetimin kullandığı defterler ve belgelerdir.)
2.Orta arşiv (Bir önceki site yönetiminin defter, fatura,
vb. idari-mali ve hukuki evraklar ile son toplantıların çağrı,tutanak, vb. dokümanları)
3. Uzak arşiv ( İmalatçı firmanın geçici yönetim evrakları
ile teknik proje ve resmi makamlarla yapılan protokol ve sözleşmeler)
Arşiv, kurumsallığın gereğidir ve hukuki olarak da belli
sürelerde saklanması gereken evrakları da içerir. Evrakların saklanması olarak
kanunda yer alan bu konu yönetim kurullarının sorumluluğundadır.
Nihat DÖNMEZ Site Yönetimleri Danışmanı
Makine Mühendisi-Emlak Müşaviri- Üniversite Eğitmeni
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder